Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM)

1. Vertraulichkeit

• Rollen- und Berechtigungskonzept
• Zugriff nur für autorisierte Nutzer
• Verpflichtung auf Vertraulichkeit

2. Integrität

• Schutz vor unbefugter Änderung
• Protokollierung relevanter Zugriffe
• Versionierung und Validierungen

3. Verfügbarkeit

• Regelmäßige Datensicherungen
• Verfahren zur Wiederherstellung
• Schutz vor Datenverlust

4. Verschlüsselung

• Verschlüsselung personenbezogener Daten im Ruhezustand
• Verschlüsselte Datenübertragung
• Schlüsselzugriff beschränkt auf Systemkomponenten
• Individuelle Schlüssel je Anwendungsinstanz
• Individuelle Schlüssel je Mandant (Ortsverband)

5. Mandantentrennung

• Logische Trennung der Daten einzelner Ortsverbände

6. Speicherbegrenzung (Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO)

• Festgelegte Aufbewahrungsfristen je Datenkategorie, dokumentiert für Anwender und Administratoren in der Anwendungsdokumentation
• Automatische Durchsetzung der Fristen durch periodische Hintergrundprozesse:
  • Gelesene Benachrichtigungen: 7 Tage nach Kenntnisnahme
  • Ungelesene Benachrichtigungen: 30 Tage nach Erstellung
  • Versand-Protokolle (In-App, Push, E-Mail): 30 Tage nach Versand
  • Soft-gelöschte Kalendereinträge: 7 Tage nach Löschung, einschließlich Anhängen, Teilnehmenden, Fahrzeug- und Ortsverknüpfungen sowie Zu- und Absagen
  • Abwesenheiten von Mitgliedern: 7 Tage nach Ende der Abwesenheit
  • Detaillierte Importprotokoll-Einträge: 24 Stunden nach Erstellung; Statistik begrenzt auf die letzten zehn Importe je Typ und Ortsverband
  • Verbandbuch-Entwürfe: 24 Stunden nach Erstellung
  • Eingereichte Verbandbuch-Einträge: 5 Jahre nach dem abschließenden Speichern (DGUV)
  • Soft-gelöschte Mitglieder: Anonymisierung 7 Tage nach Löschung
  • Sitzungs-Tokens (users_tokens): 14 Tage nach Erstellung; automatische Erneuerung bei aktiver Nutzung
  • Kurzlebige Anmelde-Tokens (Magic-Link 20 Minuten, Pending-2FA 5 Minuten) und Bestätigungs-Tokens (E-Mail-Wechsel, Onboarding, OV-Beanspruchung, OV-Setup; jeweils 7 Tage)
  • Audit-Events (audit_events, sicherheitsrelevante Ereignisse): 90 Tage nach Erstellung
  • Belehrungen, Berechtigungen und Bescheinigungen (member_certifications inkl. hochgeladener Anhänge): bei jedem THWin-Berechtigungsimport aktualisiert; im Import fehlende Einträge werden entfernt. Beim Ausscheiden aus dem Ortsverband werden alle zugehörigen Datensätze und Dateien sofort gelöscht.
  • Bewerbungsdaten (Interessenten- und Kontaktinformationen, hochgeladene Aufnahmeantrags-PDFs, Onboarding-Historie): 7 Tage nach Storno der Bewerbung durch die bewerbende Person oder Ablehnung durch den Ortsverband; vollständige Hard-Löschung von Account, Stammdaten und Dateien auf Disk
  • Nachrichten an Bewerber (onboarding_messages): bei Storno bzw. Ablehnung gemeinsam mit dem Bewerber-Account innerhalb der 7-Tage-Frist; bei aufgenommenen Mitgliedern für die Dauer der Mitgliedschaft, anschließend 7 Tage nach Beendigung der Mitgliedschaft (Stichtag: Auflösung des Benutzerkontos)
  • Gesundheitsdaten der Mitglieder (members.encrypted_data["health"], member_healths): vollständiger Reset bei jedem THWin-Gesundheitsdatenimport; ausschließlich die importierten Datensätze werden gespeichert. Daten von Mitgliedern, die nicht im aktuellen Import enthalten sind (inklusive soft-gelöschter und ausgetretener Mitglieder), werden im Rahmen des Imports unwiderruflich entfernt. Es wird keine Historie geführt.
• Sofortlöschung bei Widerruf einer optionalen Einwilligung; Anonymisierung bei Widerruf der generellen Einwilligung
• Datenminimierungs-Werkzeug für Administratoren zur kategorienweisen Bereinigung
• Manuelle Löschung über die jeweilige Verwaltungsoberfläche jederzeit möglich
• Dokumentierte Löschkonzepte und Nachweisbarkeit über das Audit-Log

7. Datenschutzmanagement

• Verfahren zur Behandlung von Sicherheitsvorfällen
• Regelmäßige Überprüfung der TOM

Version 2, Stand: 12.05.2026