Aufgaben
Das Modul Aufgaben unterstützt die strukturierte Erfassung und Nachverfolgung von Tätigkeiten in persönlichen oder gemeinsamen Sammlungen. Aufgaben können einer Person zugewiesen, mit Fälligkeit versehen und in mehreren Schritten bearbeitet werden.
Aufgabensammlungen
Aufgaben werden in Sammlungen organisiert. Eine Sammlung kann mehrere Bearbeitungsstände enthalten, beispielsweise „Neu“, „In Bearbeitung“ und „Erledigt“. Diese Stände werden in HERA als Buckets bezeichnet.
Folgende Sammlungstypen werden unterstützt:
- Persönliche Sammlungen – nur für die anlegende Person sichtbar, etwa eine private To-do-Liste.
- Gemeinsame Sammlungen – für mehrere Personen sichtbar und je nach Berechtigung bearbeitbar, etwa eine Wartungsliste der Schirrmeisterinnen und Schirrmeister.
Sammlungen und Buckets können eingefärbt und in der Reihenfolge angepasst werden. Damit lassen sich auch komplexere Bearbeitungsabläufe übersichtlich abbilden.
Berechtigungen
Berechtigungen werden pro Sammlung vergeben. HERA unterscheidet vier Stufen:
| Stufe | Bedeutung |
|---|---|
| Lesen | Aufgaben einsehen. |
| Vorschlagen | Neue Aufgaben einreichen, üblicherweise im Bucket „Neu“. |
| Abhaken | Aufgaben als erledigt markieren. |
| Verwalten | Sammlung bearbeiten, Buckets pflegen, Aufgaben verschieben oder löschen. |
Berechtigungen lassen sich an einzelne Personen, Rollen, Einheiten, Listen oder den gesamten Ortsverband vergeben. Damit kann eine Sammlung sowohl einer engen Verantwortungsgruppe als auch einer breit angelegten Gruppe zugänglich gemacht werden.
Zuweisung und Verantwortlichkeit
Aufgaben können einer oder mehreren Personen zugewiesen werden. Beim Speichern einer Zuweisung erhalten die zugewiesenen Personen eine Benachrichtigung. In den Sammlungen lassen sich die eigenen Zuweisungen oder die Zuweisungen einer bestimmten Person filtern.
Beim Abschluss einer Aufgabe wird festgehalten, wer sie als erledigt markiert hat. Dadurch ist nachvollziehbar, welche Person den Vorgang abgeschlossen hat.
Fälligkeiten und Erinnerungen
Aufgaben können mit einer Fälligkeit versehen werden. HERA unterstützt mehrere Erinnerungen:
- Zur Fälligkeit
- Einen Tag vorher
- Eine Woche vorher
- Einen Monat vorher
Die Erinnerungen werden über die persönlichen Benachrichtigungseinstellungen ausgespielt. Überfällige oder demnächst fällige Aufgaben können gefiltert dargestellt werden.
Teilaufgaben
Pro Aufgabe können mehrere Teilaufgaben angelegt werden. Jede Teilaufgabe hat einen eigenen Status und kann einzeln abgehakt werden. In der Übersicht ist der Fortschritt sichtbar, beispielsweise „drei von fünf erledigt“.
Teilaufgaben eignen sich, um eine umfangreichere Aufgabe in nachvollziehbare Schritte zu zerlegen, ohne mehrere getrennte Aufgaben anlegen zu müssen.
Wiederkehrende Aufgaben
Aufgaben können als wiederkehrend definiert werden. Nach Abschluss einer Ausführung wird automatisch eine neue Ausführung angelegt. Folgende Intervalle sind möglich: Tage, Wochen, Monate oder Jahre. Bei monatlichen Aufgaben kann ein bestimmtes Datum festgelegt werden, beispielsweise der erste, der fünfzehnte oder der letzte Tag im Monat.
Beim Anlegen einer neuen Ausführung werden die zugewiesenen Personen und die Teilaufgaben übernommen. Damit ist sichergestellt, dass wiederkehrende Tätigkeiten ohne erneute Konfiguration weiterlaufen.
Verknüpfungen mit anderen Objekten
Aufgaben können mit Objekten in HERA verknüpft werden, beispielsweise mit einem Fahrzeug, einer Mitgliederakte, einer Einheit oder einer Liste. Dadurch lassen sich Wartungs- oder Verwaltungstätigkeiten direkt einem Vorgang zuordnen, etwa eine wiederkehrende Reinigung einem bestimmten Fahrzeug.
Zusätzlich kann pro Aufgabe ein externer Link hinterlegt werden. Damit können auf bestehende Dokumente, externe Anwendungen oder weiterführende Informationen verwiesen werden.
Ansicht, Sortierung und Suche
Aufgaben lassen sich in zwei Ansichten darstellen:
- Spaltenansicht – Aufgaben als Karten in den definierten Buckets.
- Listenansicht – Aufgaben in tabellarischer Form.
Die gewählte Ansicht wird pro Person gespeichert. Innerhalb einer Sammlung können Aufgaben nach Fälligkeit, Priorität oder Drag-and-Drop-Reihenfolge sortiert werden. Eine Suchfunktion durchsucht Titel und Beschreibung der Aufgaben.
Schnellerfassung im Tagesgeschäft
Auf vielen Seiten der Anwendung ist eine Schnellerfassung verfügbar. Mit wenigen Eingaben kann eine neue Aufgabe inklusive Fälligkeit und Erinnerung angelegt werden. Wird keine Sammlung gewählt, landet die Aufgabe in der persönlichen Standard-Sammlung. Damit lassen sich Aufgaben spontan festhalten, ohne den aktuellen Vorgang zu verlassen.
Datei-Anhänge
Aufgaben können Datei-Anhänge enthalten. Die Anhänge werden zentral gespeichert. Es gelten Größen- und Typgrenzen, die einen verantwortungsvollen Umgang sicherstellen. Datei-Anhänge eignen sich beispielsweise für ein Foto eines beschädigten Gegenstands oder ein Dokument, das zur Bearbeitung benötigt wird.
E-Mail-Benachrichtigungen
HERA versendet abhängig von den persönlichen Einstellungen E-Mail-Benachrichtigungen, etwa bei Zuweisung einer Aufgabe oder bei Fälligkeit einer Erinnerung. Personen mit Verwaltungsrechten in einer Sammlung werden zusätzlich über neue Vorschläge informiert.
Tags und Priorisierung
Aufgaben können mit organisationsweit nutzbaren Tags versehen werden. Damit lassen sich übergreifende Themen darstellen, beispielsweise eine bevorstehende Großveranstaltung. Zusätzlich kann eine Priorität gesetzt werden, etwa Niedrig, Mittel oder Hoch. Eine zusätzliche Markierung als dringend hebt besonders zeitkritische Aufgaben hervor.