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Profil und eigene Daten

Das persönliche Profil ist der Ausgangspunkt für jede Person in HERA. Es bündelt die zur eigenen Mitgliedschaft im Ortsverband gehörenden Informationen und stellt Funktionen bereit, mit denen Helferinnen und Helfer eigene Angaben prüfen, ergänzen oder zur Aktualisierung melden können.

Persönliche Stammdaten

Im Profil sind die persönlichen Stammdaten einsehbar. Dazu zählen unter anderem:

  • Name, Geburtsdatum und Eintrittsdatum
  • Adresse
  • Kontaktdaten wie Telefonnummern und E-Mail-Adressen, jeweils mit Verfügbarkeitshinweis und Kommentar
  • Bankverbindung
  • Angaben zum Arbeitsverhältnis, etwa Beschäftigungsart, Arbeitgeber, Adresse und Kontakt

Die Daten stammen ursprünglich aus dem THW-Verwaltungssystem THWin und werden über kontrollierte Importe in HERA eingespielt. Im Profil können sie eingesehen werden. Aktualisierungen können von den betroffenen Personen selbst vorgenommen werden.

Nur mit Datenimport aus THWin verfügbar

Adressen, Kontaktdaten, Bankverbindung und Angaben zum Arbeitsverhältnis stammen aus den THWin-Importen Kontakt-Status, Arbeitgeber-Adressen, Arbeitgeber-Erreichbarkeit und Bankverbindungen. Sie sind nur verfügbar, wenn diese Daten aus THWin in HERA übernommen werden können. Aktuell ist das nicht möglich. Mehr erfahren

Datenänderungen melden

Wenn eine Person ihre Angaben aktualisiert, wird die Verwaltung automatisch über die Änderung informiert. Die Verwaltung kann die Änderung anschließend prüfen und bei Bedarf in THWin nachpflegen. Dadurch entsteht ein klarer Ablauf:

  1. Die betroffene Person meldet die Änderung in HERA.
  2. Die Verwaltung sieht die Änderung gesammelt in einer Übersicht.
  3. Die Übernahme erfolgt geordnet, gegebenenfalls in andere Verfahren.
  4. Die betroffene Person wird über die abgeschlossene Übernahme informiert.

Damit wird die Datenpflege nicht allein von einzelnen Verwaltungspersonen abhängig, ohne dass die Verwaltungshoheit verloren geht.

Profilbild

Jede Person kann ein Profilbild hinterlegen. Personen mit der Rolle Verwaltung oder Beauftragte für Öffentlichkeitsarbeit können Profilbilder auch für andere Mitglieder pflegen, etwa zur Nachbearbeitung gemeinsamer Aufnahmetermine.

Kalender und Einladungen im Profil

Im Profil werden die nächsten Kalendereinträge angezeigt, zu denen die Person eingeladen oder eingeplant ist und denen sie nicht abgesagt hat. Damit erhalten Mitglieder beim Aufruf des eigenen Profils unmittelbar einen Überblick über die anstehenden Verpflichtungen.

Abwesenheiten

Geplante Abwesenheiten werden in einer eigenen Liste verwaltet. Für die anzeigende Person sind alle eigenen Abwesenheiten einsehbar. Für andere Personen ist während des Abwesenheitszeitraums lediglich der Hinweis sichtbar, dass eine Abwesenheit vorliegt.

Eine ausführliche Beschreibung des Verhaltens, etwa der automatischen Abmeldung von Diensten im Abwesenheitszeitraum, befindet sich im Kapitel Kalender und Termine.

Berechtigungen und Belehrungen

Im Profil sind Berechtigungen und absolvierte Belehrungen einsehbar.

Die betroffene Person sowie die Rollen Verwaltung und Ausbildungsbeauftragte können den Stand einsehen. In der Übersicht ist erkennbar, wie viele Einträge fällig oder bereits abgelaufen sind. Über eine Detailansicht lassen sich alle Einträge mit Gültigkeit aufrufen.

Nur mit Datenimport aus THWin verfügbar

Die Anzeige des aktuellen Stands der Berechtigungen und Belehrungen setzt den THWin-Import Belehrungen sowie den Import Ausbildungsstand voraus. Aktuell ist die Übernahme dieser Daten aus THWin nicht möglich. Bescheinigungen können dennoch jederzeit in HERA eingereicht und in THWin nachgepflegt werden. Mehr erfahren

Bescheinigungen können direkt in HERA eingereicht werden:

  1. Die betroffene Person wählt die Berechtigung aus, für die eine Bescheinigung vorliegt.
  2. Sie lädt die Bescheinigung als Datei hoch.
  3. Die Verwaltung wird über die eingereichte Bescheinigung informiert.

Im weiteren Verlauf können die Verwaltung und Ausbildungsbeauftragte Bescheinigungen herunterladen, in THWin erfassen oder mit einer Begründung ablehnen. Die betroffene Person wird in beiden Fällen über das Ergebnis informiert.

Gesundheitsdaten

Gesundheitsdaten sind besonders zu schützende Inhalte. HERA stellt diese Inhalte nur einem eng definierten Personenkreis zur Verfügung:

  • Die betroffene Person selbst.
  • Die Rollen Verwaltung und Ausbildungsbeauftragte, soweit fachlich erforderlich.

Im Profil ist eine Zusammenfassung sichtbar, etwa die Anzahl fälliger oder abgelaufener Einträge. Eine Detailansicht zeigt die einzelnen Einträge mit ihrer jeweiligen Gültigkeit.

Nur mit Datenimport aus THWin verfügbar

Die Gesundheitsdaten in HERA stammen ausschließlich aus dem THWin-Import Gesundheitsdaten. Der Import ist aktuell nicht verfügbar; Gesundheitsdaten sind in HERA daher derzeit nicht hinterlegt. Mehr erfahren

Mitgliedschaften in Einheiten

Im Profil ist sichtbar, welchen Einheiten und OV-Gruppen die Person angehört und welche Funktion sie dort ausübt. Die Einträge sind mit den jeweiligen Detailseiten der Einheiten verknüpft. Damit lässt sich von der eigenen Person aus direkt zur Übersicht der zugehörigen Einheit wechseln.

Persönliche Unterschrift

Für bestimmte Vorgänge, etwa die Ausstellung eines Antrags, kann eine persönliche Unterschrift im Profil hinterlegt werden. Diese Unterschrift wird beispielsweise bei PDF-Vorlagen verwendet, die Signaturfelder enthalten.

Persönliche Benachrichtigungseinstellungen

Im Profil befindet sich der Zugang zu den persönlichen Benachrichtigungseinstellungen. Dort kann pro Kategorie festgelegt werden, ob Hinweise per E-Mail, per Push, auf beiden Wegen oder gar nicht zugestellt werden. Eine ausführliche Beschreibung der Kategorien befindet sich im Kapitel Zugang und Nutzung.

Eigene Einwilligungen verwalten

Im Profil kann die zuvor erteilte Einwilligung in die einzelnen Datenkategorien jederzeit überprüft und angepasst werden. Wird eine Einwilligung in eine Kategorie zurückgenommen, entfernt HERA die zugehörigen Daten der Person. Wird die generelle Einwilligung in die Nutzung von HERA widerrufen, werden das Benutzerkonto entfernt und der Mitgliederdatensatz anonymisiert.

Eine ausführliche Beschreibung des Vorgehens, einschließlich der Folgen für die einzelnen Datenkategorien, befindet sich im Kapitel Einwilligung und Datenschutz.