Bewerbermanagement
Das Modul Bewerbermanagement unterstützt Ortsverbände bei der digitalen Begleitung von Interessierten und Bewerberinnen sowie Bewerbern. Es deckt den Weg von der ersten Kontaktaufnahme über Probedienste bis zur formalen Aufnahme ab.
Anwendungsbereich
Das Bewerbermanagement richtet sich an die Rollen Helferwerbung und Verwaltung. Es ermöglicht eine strukturierte und nachvollziehbare Bearbeitung des Eintrittsprozesses, ohne dass parallel mehrere Werkzeuge verwendet werden müssen.
Registrierung von Interessierten
Interessierte Personen können sich online beim Ortsverband melden. Im einfachsten Fall reichen Name und E-Mail-Adresse. Eine Bestätigung der E-Mail-Adresse erfolgt über einen einmaligen Link, der per E-Mail zugestellt wird.
Nach der Registrierung erhalten Interessierte Informationen zu den Kennenlernveranstaltungen und Probediensten des Ortsverbands. Damit ist von Beginn an ein klarer und persönlicher Kontakt etabliert.
Begleitung der Probedienstphase
Während der Probedienstphase können Interessierte Termine sehen, Einladungen erhalten und Rückmeldungen geben. Sie erhalten gegebenenfalls Mitteilungen, beispielsweise zu Sicherheitseinweisungen oder organisatorischen Hinweisen.
Damit erleben Interessierte HERA bereits in dieser frühen Phase als zentrale Anlaufstelle. Der Ortsverband entlastet sich gleichzeitig davon, einzelne Informationen mehrfach zu verteilen.
Aufnahmeantrag
Nach der Probedienstphase kann der Aufnahmeantrag schrittweise bearbeitet werden. Ein Assistent führt durch die einzelnen Bestandteile, etwa:
- Persönliche Angaben
- Kontakte für Notfall und Erreichbarkeit
- Angaben zum Arbeitsverhältnis
- Identitätsdokumente und Bankverbindung
- Führerschein
- Impfungen und Gesundheitsangaben
- Qualifikationen und mitgebrachte Bescheinigungen
Der jeweilige Stand ist jederzeit einsehbar. Damit können Interessierte den Antrag in mehreren Sitzungen vervollständigen, statt alle Informationen auf einmal vorlegen zu müssen.
Bearbeitung durch den Ortsverband
Verantwortliche Personen haben Zugriff auf eine Übersicht aller Interessierten und auf den jeweiligen Status. Folgende Vorgänge sind unterstützt:
- Einsicht in den aktuellen Bearbeitungsstand
- Kommunikation per E-Mail mit den Interessierten
- Prüfung der Vollständigkeit eingereichter Angaben
- Aufnahme oder Ablehnung der Bewerbung
Die Kommunikation kann auf Vorlagen aufsetzen, die in der Verwaltung gepflegt werden. Damit lassen sich wiederkehrende Schreiben einheitlich versenden.
Datenfluss zur Aufnahme
Bei der Aufnahme einer Person stehen die in HERA erfassten Angaben zur Verfügung. Sie können von der Verwaltung als Grundlage für die Erfassung in THWin verwendet werden. Damit verkürzt sich der administrative Aufwand bei der Aufnahme spürbar, da viele Angaben bereits strukturiert vorliegen.
Vorteile aus Sicht der Beteiligten
Aus Sicht der Beteiligten ergeben sich mehrere praktische Vorteile:
- Interessierte erleben einen klar strukturierten Aufnahmeprozess mit transparentem Stand.
- Helferwerbung und Verwaltung arbeiten in einer gemeinsamen Anwendung mit konsistenten Daten.
- Der Ortsverband insgesamt profitiert von einer geringeren Streuung von Informationen über E-Mail-Postfächer und einzelne Personen.