Verwaltung und Administration

Dieses Kapitel beschreibt die Funktionen, die im Ortsverband die strukturierte Pflege von Mitgliedern, Rechten, Stammdaten und Vorgängen sicherstellen. Sie richten sich an die Rollen Verwaltung, Ortsbeauftragte und Administration sowie an einzelne weitere Funktionsträgerinnen und Funktionsträger.

Verwaltungsübersicht

Die Verwaltungsübersicht bündelt zentrale Vorgänge an einer Stelle. Dazu zählen:

Liste der Mitglieder des Ortsverbands
Mitglieder mit offenen Datenänderungen
Eingegangene Dienstzeitbuchungen
Vorgänge zu Nutzungsanmeldungen
Standorte und Räume
Vorlagen für E-Mails und Mitteilungen

Dadurch erhalten Verwaltungspersonen einen einheitlichen Einstiegspunkt für die wiederkehrenden Aufgaben des Tagesgeschäfts.

Mitgliederliste

In der Mitgliederliste sind alle Mitglieder des Ortsverbands sichtbar. Wenn vorhanden, werden Profilbild, Einheit und Funktion angezeigt. Eine Suche unterstützt die schnelle Auffindbarkeit auch über Teile von Vor- und Nachname.

Aus der Liste heraus stehen mehrere Funktionen zur Verfügung:

Aufruf der zugehörigen Profilseite
Versand einer E-Mail an Mitglieder mit Benutzerkonto in HERA
Löschen eines Datensatzes, wenn die Person den Ortsverband verlassen hat. Beim Löschen kann auch das Benutzerkonto entfernt werden. Wird die Person noch in THWin geführt, wird der Datensatz beim nächsten Import erneut erzeugt.

Datenänderungen prüfen

Wenn Mitglieder ihre persönlichen Daten in HERA aktualisieren, wird die Verwaltung über den Vorgang informiert. Eine eigene Übersicht zeigt alle Mitglieder mit offenen Änderungen. Die geänderten Felder sind hervorgehoben.

Die Verwaltung kann Änderungen verwerfen oder in THWin nachpflegen. Nach der Bestätigung wird die betroffene Person automatisch über die abgeschlossene Übernahme informiert. Personen mit der Rolle Verwaltung erhalten täglich einen Hinweis auf ausstehende Änderungen, sodass keine Vorgänge unerkannt bleiben.

Dienstzeit-Buchungen

Gemeldete Dienstzeiten werden in der Verwaltung gesammelt dargestellt. Pro Eintrag ist erkennbar:

Welcher Termin gemeldet wurde
Tatsächliche Dauer, mit Hinweis bei Abweichung von der geplanten Dauer
Tatsächlich anwesende Mitglieder

Nach Übernahme der Buchung in THWin wird der Eintrag aus der Übersicht entfernt. Personen mit der Rolle Verwaltung erhalten täglich einen Hinweis auf offene Buchungen.

Nutzungsanmeldungen

Für Räume und Orte mit Anmeldepflicht stellt HERA einen Vorgang zur formalen Nutzungsanmeldung bereit. Aus geplanten Kalendereinträgen wird ein Antrag erzeugt, der mit einer PDF-Vorlage befüllt, geprüft und gegebenenfalls signiert werden kann.

Wesentliche Funktionen sind:

Auswahl mehrerer Kalendereinträge mit identischer Anmeldung
Wahl einer geeigneten PDF-Vorlage
Vorschau und Unterzeichnung des Antrags
Speichern als Vorgang mit dem Status „Angemeldet“
Hochladen einer Genehmigung oder Ablehnung als PDF
Filter nach den Status „Ausstehend“, „Genehmigt“ und „Abgelehnt“

Über die Statusänderungen werden die Verantwortlichen für die zugehörigen Kalendereinträge automatisch informiert.

Standorte, Orte und Räume

Standorte, Orte und Räume können zentral gepflegt werden. Sie werden anschließend in mehreren Modulen verwendet, beispielsweise im Kalender, in den Nutzungsanmeldungen oder als Lagerort von Gefahrstoffen.

Für jeden Standort lässt sich festlegen:

Bezeichnung und Adresse
Bedeutung im Ortsverband
Anmeldepflicht für Nutzungsanmeldungen
Exklusivität, falls Konflikte sichtbar gemacht werden sollen

Damit ist eine konsistente Datenbasis für alle Vorgänge sichergestellt, die einen Ort referenzieren.

Vorlagen für E-Mails und Mitteilungen

Wiederkehrende Texte können als Vorlagen gepflegt werden. Vorlagen unterstützen unter anderem:

E-Mails im Bewerbermanagement
Standardformulierungen in Mitteilungen
Begleitschreiben in PDF-Vorgängen

Standardvorlagen können angepasst und bei Bedarf wiederhergestellt werden. Der Ortsverband behält dadurch die Hoheit über die Außendarstellung, ohne jede Einzelmitteilung neu schreiben zu müssen.

PDF-Vorlagen

Für formale Vorgänge können PDF-Vorlagen mit Platzhaltern hinterlegt werden. Sie werden in HERA mit Daten aus den jeweiligen Vorgängen befüllt. Beispiele sind:

Nutzungsanmeldungen
Bestätigungen
Bescheinigungen

Vorlagen mit Signaturfeldern setzen voraus, dass die unterzeichnende Person eine persönliche Unterschrift im Profil hinterlegt hat.

Rollen und Berechtigungen

HERA arbeitet mit einem rollenbasierten Berechtigungsmodell. Wesentliche Rollen sind unter anderem:

Administration des Ortsverbands
Ausbilderin oder Ausbilder
Bundesfreiwilligendienst
Beauftragte für Öffentlichkeitsarbeit
Helferwerbung
Helfersprecherin oder Helfersprecher
Helfervereinsvorstand
Leitend für eine Einheit
Ortsbeauftragte und Mitglieder des Ortsausschusses
Schirrmeisterin oder Schirrmeister
Verwaltung
Zugführende

Rollen können organisationsweit oder für eine ausgewählte Einheit vergeben werden. Damit lässt sich der Verantwortungsbereich präzise abbilden, beispielsweise als Leitend für eine bestimmte Einheit.

Personen ohne besondere Rolle können die Grundfunktionen von HERA nutzen. Zusätzliche Rollen schalten weitere Funktionen frei. Die Vergabe der Rollen erfolgt unter „Konten & Rollen“. Ein Assistent unterstützt die Verteilung über typische Funktionsmuster.

Konten- und Rollenpflege

Die Konten- und Rollenpflege bietet:

Übersicht aller Benutzerkonten
Zuweisung mehrerer Rollen pro Konto
Sperren oder Aufheben einzelner Konten
Übergabe der Verantwortung für Listen oder Aufgabensammlungen

Über zusätzliche Rechte können Listen und Aufgabensammlungen mit eigenen, fein abgestimmten Berechtigungen versehen werden, etwa nur Leserechte für eine bestimmte Rolle oder Schreibrechte für „Alle Mitglieder“.

Betriebsmodus für personenbezogene Daten

Der Ortsverband legt in den OV-Einstellungen fest, wie personenbezogene Daten gepflegt werden:

Manueller Betrieb (Standard für neue Ortsverbände) – Personenbezogene THWin-Importe sind ausgeblendet. Mitglieder werden über das Bewerbungsverfahren oder über den reduzierten Mitgliederliste-Import aufgenommen.
THWin-Personaldaten – Personenbezogene THWin-Importe stehen zusätzlich zur Verfügung. Sie verarbeiten ausschließlich Datensätze, für die eine passende Einwilligung vorliegt.

Die Auswahl wirkt unmittelbar auf die angebotenen Importe und die zugehörigen Pflichten der Verwaltung. Eine Umstellung ist jederzeit möglich; bestehende Daten bleiben erhalten.

Nur mit Datenimport aus THWin verfügbar

Der Modus THWin-Personaldaten setzt voraus, dass personenbezogene Daten aus THWin in HERA übernommen werden können. Aktuell ist dies aus datenschutzrechtlichen und organisatorischen Gründen nicht möglich; betroffen sind unter anderem die Importe Helferliste, Adressen, Bankverbindung, Gesundheitsdaten, Belehrungen und Ausbildungsstand. Mehr erfahren

Daneben kann das Verhalten von Diensteinladungen festgelegt werden. Beim Standard „Implizit“ gelten eingeplante Mitglieder als anwesend, sofern sie nicht ausdrücklich absagen. Beim Verfahren „Explizit“ wird eine ausdrückliche Zusage erwartet.

Datenimport

HERA unterstützt strukturierte Importe für die Ersteinrichtung und die laufende Pflege. Welche Importe angeboten werden, hängt vom Betriebsmodus des Ortsverbands ab.

Im manuellen Betrieb stehen unter anderem zur Verfügung:

Mitgliederliste mit den Spalten Nachname, Vorname, E-Mail, Einheit und Funktion. Der Import aktualisiert ausschließlich bestehende Mitglieder mit gültiger Einwilligung. Neue Personen werden nicht automatisch erzeugt; die Anlage erfolgt manuell oder über das Bewerbungsverfahren.
Ausstattungsdaten für Inventar und Schadenmeldungen.
Themenpläne und Einheitstypen für Ausbildung und Organisationsstruktur.

Im Modus THWin-Personaldaten stehen zusätzlich personenbezogene Importe zur Verfügung, beispielsweise:

Helferliste mit Funktionen und Einheiten
Kontaktdaten, Arbeitgeberangaben, Bankverbindungen aus der Helferakte
Berechtigungen, Belehrungen, Gesundheitsdaten
Ausbildungsstand
Helfer in Gruppe (OV-Gruppen)

Personenbezogene Importe verarbeiten ausschließlich Datensätze von Personen, die der zugehörigen Datenkategorie ausdrücklich eingewilligt haben. Datensätze ohne Einwilligung werden übersprungen und entsprechend protokolliert.

Nur mit Datenimport aus THWin verfügbar

Die personenbezogenen THWin-Importe können aktuell aus datenschutzrechtlichen und organisatorischen Gründen nicht durchgeführt werden. Funktionen, die auf diese Daten angewiesen sind, sind in der Dokumentation entsprechend gekennzeichnet. Mehr erfahren

Importe werden mit Status, Logmeldungen und Auswertungen begleitet. Damit ist nachvollziehbar, welche Daten übernommen wurden, welche Einträge angepasst wurden und welche Hinweise zu beachten sind.

Wichtig: Importe ersetzen keine fachliche Prüfung. Die Verantwortung für die Korrektheit der Daten verbleibt bei der Verwaltung.

Datenminimierung

Für die Rolle OV-Administration steht ein Werkzeug zur Datenminimierung bereit. Es ermöglicht das gezielte Entfernen größerer Datenmengen einer Datenkategorie. Die Auswahl der Aktion, eine Vorschau der betroffenen Personen, die transaktionale Ausführung sowie der Eintrag im Audit-Log sind ausführlich im Kapitel Einwilligung und Datenschutz beschrieben.

Einwilligung entsperren

Personen, die der Nutzung von HERA widersprochen haben, sind anschließend gesperrt. Eine erneute Aufnahme in den Ortsverband ist nur möglich, wenn die Person erneut Stellung nehmen möchte. Die Rolle OV-Administration kann die Sperre über das Werkzeug „Einwilligung entsperren“ aufheben. Anschließend durchläuft die Person erneut das Einwilligungs-Gate.

Ereignisprotokoll und Audit-Log

Wichtige Vorgänge werden in einem zentralen Audit-Log erfasst. Es erlaubt die Nachverfolgung sicherheits- und datenschutzrelevanter Ereignisse. Erfasst werden unter anderem:

Anlage und Löschung von Benutzern und Mitgliedern
Einwilligung erteilt, abgelehnt, widerrufen oder zurückgesetzt
Datenminimierung ausgeführt
OV-Daten zurückgesetzt
Versand und Nutzung von Magic-Links
Erfolgreiche und fehlgeschlagene Passwort-Anmeldungen
Einrichtung und Verifikation der Zwei-Faktor-Authentifizierung

Pro Eintrag werden auslösende Person, betroffene Person, Organisation, Zeitpunkt sowie ergänzende Metadaten gespeichert.

Hintergrundprozesse

HERA arbeitet im Hintergrund mit einer Reihe wiederkehrender Aufgaben. Sie sorgen für aktuelle Daten, fristgerechte Erinnerungen und die Bereinigung historischer Bestände. Personen mit der Rolle OV-Administration sehen den Status der Hintergrundprozesse in der Administrationsübersicht.

Beispielhafte Aufgaben sind:

Erinnerungen zu offenen Termin-Rückmeldungen, Diensten und Veranstaltungen
Erinnerungen zu fälligen Aufgaben, einschließlich überfälliger Aufgaben
Bereinigung verwaister Anhänge und endgültig gelöschter Kalendereinträge
Tägliche Anonymisierung soft-gelöschter Mitglieder nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist
Tägliche Aktualisierung der Einsatzbefähigung der Mitglieder
Wöchentliche Übersichten zum Handlungsbedarf
Aktualisierung des STEIN-Cache und periodische Bestandsabgleiche

STEIN-Integration

HERA kann mit STEIN, der Status-Einsatz-Anwendung des THW, gekoppelt werden. Über die Anbindung können Daten zu Fahrzeugen, Einheiten und Status ausgetauscht werden.

Wesentliche Bestandteile sind:

Konfiguration der Verbindung in der OV-Administration
Zuordnung der Fahrzeuge zwischen HERA und STEIN
Zuordnung der Einheiten zwischen HERA und STEIN
Statusprüfung und Synchronisationsstand
Webhooks, über die STEIN Änderungen an HERA meldet

Auf den Detailseiten der Einheiten und Fahrzeuge ist der jeweilige STEIN-Status sichtbar. Verantwortliche können den Status in HERA ändern; die Änderungen werden an STEIN übermittelt.

Datenschutz und Verantwortung

HERA unterstützt einen verantwortungsvollen Umgang mit personenbezogenen Daten. Dazu zählen unter anderem:

Einwilligungs-Gate beim ersten Aufruf, mit Detailauswahl pro Datenkategorie
Beschränkter Zugriff auf besonders schützenswerte Inhalte, beispielsweise Gesundheitsdaten
Geordnete Mitgliederlöschungen mit oder ohne zugehöriges Benutzerkonto
Tägliche Anonymisierung soft-gelöschter Mitglieder nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist
Werkzeug zur Datenminimierung für die Rolle OV-Administration
Audit-Log für nachvollziehbare Vorgänge
Strukturierter Umgang mit Datenänderungen

Eine ausführliche Darstellung enthält das Kapitel Einwilligung und Datenschutz.

Die Verantwortung für die rechtmäßige Verarbeitung von Daten verbleibt beim Ortsverband. HERA stellt geeignete Werkzeuge bereit, ersetzt jedoch nicht die organisatorischen Pflichten.

Zusammenspiel mit anderen Modulen

Die Verwaltung ist eng mit den übrigen Modulen verzahnt. Beispielhaft:

Datenänderungen aus dem Profil münden in einen Verwaltungsvorgang.
Dienstzeitbuchungen aus dem Kalender erscheinen in der Verwaltung.
Bescheinigungen aus dem Profil werden in Belehrungen weiter bearbeitet.
Anmeldepflichtige Räume werden in Nutzungsanmeldungen formal abgehandelt.

Damit entsteht ein durchgängiges Bild von der individuellen Eingabe bis zur strukturierten Bearbeitung.