Mitteilungen
Das Modul Mitteilungen unterstützt die strukturierte Kommunikation innerhalb des Ortsverbands. Es ergänzt informelle Kanäle und stellt sicher, dass wichtige Informationen die vorgesehenen Personen verlässlich erreichen.
Zweck und Anwendungsbereich
Mitteilungen werden eingesetzt für allgemeine Bekanntmachungen, organisatorische Hinweise, fachliche Informationen oder zeitlich befristete Ankündigungen. Sie sind eine bewusst formelle Kommunikationsform: Verfasserin oder Verfasser, Zielgruppe, Inhalt und gegebenenfalls Bestätigung sind dokumentiert.
Erstellung einer Mitteilung
Eine Mitteilung besteht aus den folgenden Bestandteilen:
- Titel und Beschreibung
- Optionales Titelbild
- Optionale Datei-Anhänge
- Eine oder mehrere Zielgruppen
- Eine Lesebestätigungsstufe
- Optionale Kommentare oder Abstimmungen
- Optional eine Gültigkeit bis zu einem festgelegten Datum
Beim Verfassen können Verantwortliche aus den verfügbaren Vorlagen auswählen, beispielsweise um wiederkehrende Mitteilungen einheitlich zu formulieren.
Zielgruppen
Mitteilungen können an unterschiedliche Zielgruppen gerichtet werden:
- Alle Mitglieder des Ortsverbands
- Bestimmte Einheiten oder OV-Gruppen
- Personen mit bestimmten Rollen, beispielsweise Zugführende oder Gruppenführende
- Einzelne Funktionsträgerinnen und Funktionsträger
Die für eine Person verfügbaren Zielgruppen ergeben sich aus deren Rolle. Eine Verwaltungsperson kann beispielsweise weitere Zielgruppen ansprechen als eine reguläre Helferin oder ein regulärer Helfer.
Lesebestätigungen
HERA unterstützt mehrere Stufen der Lesebestätigung. Damit können Verantwortliche je nach Bedeutung der Information entscheiden, wie verbindlich die Wahrnehmung erfolgen soll:
| Stufe | Bedeutung |
|---|---|
| Keine | Die Mitteilung wird ohne Bestätigung angezeigt. |
| Normal | Die Mitteilung muss nach dem Öffnen bestätigt werden. |
| Dringend | Wie Normal, ab einer Woche vor Ablauf wird sie wie Zwingend behandelt. |
| Zwingend | Die Person wird zur Bestätigung weitergeleitet. Die Anwendung kann erst danach uneingeschränkt weiter genutzt werden. |
Über die Bestätigungen kann nachvollzogen werden, welche Personen eine Mitteilung wahrgenommen haben.
Kommentare
Kommentare können pro Mitteilung erlaubt oder unterbunden werden. Die Funktion eignet sich beispielsweise für Rückfragen oder kurze Hinweise, ohne dass eine Mitteilung mehrfach versendet werden muss. Die Kommentare sind für die Empfangenden sichtbar und nicht nachträglich änderbar, sodass sich der Verlauf nachvollziehen lässt.
Abstimmungen
In einer Mitteilung kann eine Abstimmung integriert werden. Empfangende geben ihre Antwort direkt aus der Mitteilung heraus ab. Die Auswertung erfolgt zentral. Damit können einfache Meinungsbilder oder Befragungen ohne zusätzliche Werkzeuge umgesetzt werden.
Hervorhebung im Dashboard
Ungelesene Mitteilungen werden im Dashboard prominent angezeigt. Bei einer zwingenden Lesebestätigung wird die Person aktiv zur Bestätigung geführt. Damit ist sichergestellt, dass relevante Informationen nicht in der Übersicht untergehen.
Archiv und Suche
Ältere Mitteilungen sind im Archiv abrufbar. Die Suche unterstützt sowohl Titel als auch Inhalt der Mitteilung. Damit lassen sich frühere Bekanntmachungen, Beschlüsse oder Hinweise gezielt wiederfinden, ohne dass sie aus aktiven Übersichten verdrängt werden.
Vertraulichkeit und Sichtbarkeit
Eine Mitteilung ist nur für Personen sichtbar, die zur gewählten Zielgruppe gehören. HERA stellt damit sicher, dass interne Informationen nicht versehentlich allen Mitgliedern zugänglich sind. Wer eine Mitteilung verfasst, trägt zugleich Verantwortung für die Auswahl der Zielgruppe; die Anwendung unterstützt durch klare Auswahlmöglichkeiten und einen Vorschau-Mechanismus.