Listen

Das Modul Listen ermöglicht die strukturierte Erfassung und Verwaltung von Daten, die im Ortsverband regelmäßig benötigt werden. Eine Liste in HERA ist eine konfigurierbare Sammlung von Einträgen mit frei definierbaren Spalten und individuellen Berechtigungen.

Anwendungsfälle

Typische Einsatzgebiete sind unter anderem:

• Mitgliederbezogene Listen, etwa Probedienstinteressierte oder Teilnehmende eines Lehrgangs
• Listen für Ausstattung oder Material
• Berechtigungsbasierte Sichten, beispielsweise für Aufgabensammlungen oder Termine
• Themenbezogene Übersichten, etwa zur Vorbereitung einer Veranstaltung

Listen können in HERA an mehreren Stellen weiter verwendet werden. So lassen sich Listen als Teilnehmendenauswahl in Diensten und Terminen verwenden oder als Berechtigungsgrundlage für Aufgabensammlungen einsetzen.

Listentypen

HERA unterscheidet drei Listentypen:

• Mitgliederlisten – Einträge sind Personen aus dem Ortsverband.
• Dynamische Listen – Einträge können verschiedene Objekte sein, beispielsweise Fahrzeuge oder Einheiten, oder frei benannte Einträge.
• Hybride Listen – Kombination aus festen und dynamischen Einträgen.

Die Wahl des Listentyps bestimmt, welche zusätzlichen Spaltentypen verfügbar sind.

Spaltentypen

Listen werden über Spalten konfiguriert. HERA unterstützt eine breite Auswahl von Spaltentypen, darunter:

• Text und Zahl
• Datum
• Verweise auf Personen oder Einheiten
• Kontrollkästchen
• Datei-Anhänge
• Automatisch befüllte Felder, beispielsweise „Hinzugefügt am“

Bei Mitgliederlisten kommen weitere Spaltentypen hinzu, die einen Bezug zur Person herstellen:

• Gesundheitsdaten
• Zertifizierungen
• Ausbildungsinhalt
• Ausbildungsstand

Sensible Inhalte, beispielsweise Gesundheitsdaten, werden nur Personen mit entsprechender Rolle angezeigt.

Erstellung und Anpassung

Eine neue Liste wird mit Name, Beschreibung und Listentyp angelegt. Anschließend werden Spalten ergänzt. Spalten lassen sich später erweitern, anpassen oder umsortieren. Die Änderungen wirken sich auf die bestehenden Einträge aus, sofern dies fachlich sinnvoll ist.

Einträge verwalten

Die Inhalte einer Liste lassen sich in mehreren Wegen pflegen:

• Manuelles Hinzufügen – pro Eintrag werden die Spaltenwerte erfasst.
• Hinzufügen ganzer Einheiten oder OV-Gruppen – alle Mitglieder einer Einheit werden übernommen. Wird die Einheit verändert, aktualisiert sich die Liste automatisch.
• Hinzufügen einzelner Personen – gezielte Aufnahme bestimmter Personen.

Einträge können bearbeitet, gelöscht oder mit Datei-Anhängen versehen werden. Eine Detailansicht erlaubt die Pflege aller Felder eines Eintrags samt Anhängen und Kommentaren.

Kommentare

Listen unterstützen Kommentare auf Eintragsebene. Kommentare können nicht nachträglich geändert oder gelöscht werden; in der Listenansicht ist jeweils der zuletzt erfasste Kommentar sichtbar. Damit entsteht eine nachvollziehbare Historie der Kommunikation zu einem Eintrag.

Filter, Sortierung und Suche

Listen lassen sich nach Spaltenwerten filtern. Mehrere Filter können kombiniert werden. Für die Sortierung stehen alphabetische Reihenfolge, das Hinzufügedatum und eine manuelle Reihenfolge zur Verfügung. Damit kann eine Liste flexibel an den Bedarf der jeweiligen Aufgabe angepasst werden.

Berechtigungen

Listen sind ausschließlich für Personen mit Lese- oder Schreibrecht sichtbar. Wer keinen Zugriff hat, sieht die Liste nicht.

Berechtigungen können vergeben werden an:

• Einzelne Personen
• Rollen
• Alle Mitglieder des Ortsverbands

Die anlegende Person hat zunächst Schreibrechte. Diese Rolle kann bei Bedarf an andere Personen übertragen oder entfernt werden, beispielsweise bei einer Übergabe der Verantwortung. Personen mit Bearbeitungsrecht können die Berechtigungen einer Liste anpassen.

Export

Listen können exportiert werden:

• CSV-Export – sämtliche Inhalte einer Liste als CSV-Datei im UTF-8-Format. Geeignet für Auswertungen in Tabellenkalkulationen.
• JSON-Export der Listendefinition – exportiert ausschließlich Art, Name, Beschreibung und Spalten der Liste, ohne Inhalte oder Berechtigungen.

Beide Exporte sind eine Möglichkeit, Inhalte oder Strukturen außerhalb von HERA weiterzuverwenden.

Import von Listendefinitionen

Listendefinitionen können aus einer JSON-Datei importiert werden. Damit lassen sich erprobte Listenstrukturen, beispielsweise eine erprobte Konfiguration aus einem anderen Ortsverband, übernehmen, ohne sie erneut von Hand anzulegen.