Verbandbuch und Erste Hilfe
Das Modul Verbandbuch unterstützt die geordnete Erfassung von Erste-Hilfe-Fällen im Ortsverband. Es bildet ein klassisches Verbandbuch in digitaler Form ab und legt besonderen Wert auf einen niedrigschwelligen Zugang sowie auf den Schutz der erfassten Inhalte.
Mehrere Verbandbücher pro Ortsverband
Ein Ortsverband kann mehrere Verbandbücher führen. Beispielsweise lässt sich ein Verbandbuch je Standort, je Einheit oder je Anwendungsbereich anlegen.
Pro Verbandbuch werden zentrale Stammdaten gepflegt:
- Bezeichnung
- Bezug zur einschlägigen DIN-Norm
- Optional ein Zugangscode für die öffentliche Erfassung
- Ein eindeutiger öffentlicher Aufrufschlüssel zur Erzeugung eines QR-Codes oder Aufruf-Links
Damit können Verantwortliche im Ortsverband die Verbandbücher gezielt auf typische Einsatzorte zuschneiden, beispielsweise das Werkstattgelände oder den Übungsraum.
Erfassung eines Eintrags
Erste-Hilfe-Fälle können niedrigschwellig erfasst werden. Eine Person, die einen Vorfall dokumentiert, gelangt über den hinterlegten Aufrufschlüssel in einen schrittweisen Erfassungs-Assistenten:
- Optional: Eingabe eines Zugangscodes, sofern das Verbandbuch einen erfordert.
- Erfassung der Stammdaten zum Vorfall.
- Optionale Ergänzungen, beispielsweise zur durchgeführten Versorgung.
- Übermittlung des Eintrags.
Bis zur endgültigen Übermittlung kann der Eintrag als Entwurf gespeichert und später fortgesetzt werden. Damit ist die Erfassung auch unter Zeitdruck praktikabel.
Verschlüsselung der Inhalte
Die Inhalte eines Verbandbucheintrags werden verschlüsselt gespeichert. Damit erfolgt die Speicherung sensibler Informationen, etwa Beschreibungen einer Verletzung oder einer Versorgung, mit zusätzlichem Schutz.
Der Zugriff auf die Inhalte ist auf den hierfür vorgesehenen Personenkreis im Ortsverband beschränkt.
Niedrigschwelliger Zugang
Der Zugang ist bewusst niedrigschwellig gestaltet:
- Kein eigenes Benutzerkonto erforderlich, sofern dies durch den Ortsverband zugelassen ist.
- Aufruf über einen QR-Code oder Direktlink.
- Optionaler Zugangscode als zusätzliche Hürde.
Damit können auch externe Personen, beispielsweise Teilnehmende einer Veranstaltung, einen Vorfall dokumentieren, ohne dass die Anwendung dafür eingerichtet werden müsste.
Bearbeitung im Ortsverband
Verantwortliche Personen im Ortsverband sehen die eingegangenen Einträge in einer eigenen Oberfläche. Dort sind die typischen Verwaltungsaufgaben möglich:
- Auswahl des passenden Verbandbuchs.
- Sichtung der eingegangenen Einträge.
- Bearbeitung von Entwürfen und Überprüfung der Inhalte.
- Vorgesehene Folgeaufgaben können in das Aufgabenmodul übertragen werden.
Eine Notification-Kategorie „Verbandbuch / Erste Hilfe“ informiert die Rollen Verwaltung, Ortsbeauftragte und Sicherheitsbeauftragte über neue Einträge. Welche Kategorien zugestellt werden und auf welchem Weg, ist in den persönlichen Benachrichtigungseinstellungen konfigurierbar.
Bereinigung verwaister Entwürfe
Entwürfe, die nicht abgeschlossen wurden, werden über einen Hintergrundprozess regelmäßig bereinigt. Damit bleiben die Verbandbücher auf tatsächlich erfasste Vorgänge konzentriert.
Aufbewahrungsfrist
Eingereichte Verbandbuch-Einträge werden gemäß DGUV-Vorgaben 5 Jahre ab dem abschließenden Speichern (Übermittlung des Eintrags) aufbewahrt. Beim Einreichen wird automatisch ein Stichtag für die Löschung gesetzt; nach dessen Ablauf werden Eintrag und sämtliche zugehörigen Inhalte unwiderruflich entfernt. Eine vollständige Übersicht aller Aufbewahrungsfristen findet sich unter Aufbewahrungsfristen.
Zusammenspiel mit anderen Modulen
Das Verbandbuch ist mit weiteren Bereichen der Anwendung verzahnt:
- Mit den Benachrichtigungen, weil neue Einträge gezielt zugestellt werden.
- Mit den Aufgaben, weil Folgeaufgaben aus einem Vorfall heraus gebildet werden können.
- Mit dem Ereignisprotokoll, soweit Vorgänge im Ortsverband dokumentiert werden sollen.