Kalender und Termine

Der Kalender ist das zentrale Element für die Planung und Rückmeldung im Dienstbetrieb. Er bündelt Dienste, Termine und Veranstaltungen sowie die zugehörigen Rückmeldungen in einer Ansicht.

Ansichten und Filter

HERA bietet mehrere Ansichten:

Eine Monatsübersicht mit allen Einträgen und einer Tagesagenda nach Klick auf ein Datum.
Eine Wochen- und Tagesansicht für die Detailbetrachtung.
Eine listenbasierte Ansicht mit Volltextsuche.
Eine Jahresübersicht, gruppiert nach Monaten, ohne Uhrzeit.

Die Anzeige kann nach Einheit, nach Eintragsart, nach Fahrzeug und nach Suchbegriff eingeschränkt werden. Damit lässt sich der Blick gezielt auf relevante Einträge lenken, etwa auf alle Dienste einer bestimmten Einheit.

Dienste

Dienste sind die regulären Ausbildungs- und Diensttermine einer Einheit, beispielsweise Grundausbildung, Fachausbildung oder ein allgemeiner Dienst. HERA unterstützt Verantwortliche bei der Planung, indem es relevante Daten zentral verfügbar macht.

Bei der Erstellung eines Dienstes können die folgenden Angaben gemacht werden:

Einheit, Start- und Endzeit
Diensttyp, beispielsweise Dienst Allgemein, Grundausbildung oder Fachausbildung
Teilnehmende, wahlweise als Einheiten, Rollen oder Listen
Fahrzeuge, mit Genehmigungsablauf für nicht eigene Fahrzeuge
Orte und Räume
Ausbildungsinhalte aus dem Themenplan der Einheit

Bei der Auswahl der Ausbildungsinhalte werden Hinweise zum aktuellen Ausbildungsstand der Einheit angezeigt. So ist erkennbar, welcher Inhalt vielen Mitgliedern noch fehlt oder seit längerer Zeit nicht eingeplant war. Dadurch kann die Planung gezielter am tatsächlichen Bedarf ausgerichtet werden.

Teilnehmende eines Dienstes können sich bei Bedarf abmelden. Die verantwortlichen Personen werden über die Abmeldung informiert.

Der Ortsverband legt in den Einstellungen fest, wie Rückmeldungen zu einem Dienst behandelt werden:

Implizit (Standardverfahren) – eingeplante Mitglieder gelten als anwesend, sofern sie nicht ausdrücklich absagen. Späte Abmeldungen werden gesondert kenntlich gemacht.
Explizit – eingeplante Mitglieder müssen vor dem Dienst aktiv zusagen.

Damit kann der Ortsverband den Rückmeldeprozess an die eigenen Gepflogenheiten anpassen.

Dienstplan

Neben dem allgemeinen Kalender gibt es eine personalisierte Dienst-Übersicht. Sie zeigt die Dienste, an denen die anmeldete Person als Teilnehmende eingetragen ist – beispielsweise als Mitglied einer Einheit, über eine Rolle oder über eine Liste.

Berechtigte Personen können zusätzlich auf eine einheitsbezogene Ansicht wechseln. Dort werden alle Dienste der ausgewählten Einheit angezeigt, unabhängig von der eigenen Teilnahme. Diese Ansicht unterstützt Führungskräfte bei der Vorbereitung des nächsten Quartals.

Termine und Veranstaltungen

Termine sind Veranstaltungen, die nicht zu den regulären Dienstzeiten stattfinden. Dazu zählen beispielsweise Lehrgänge, Übungen, Sonderveranstaltungen oder externe Einladungen.

Im Unterschied zu Diensten werden Termine in der Regel mit einer Einladung versehen. Teilnehmende können zusagen oder absagen.

Termine erlauben unter anderem:

Datei-Anhänge, beispielsweise eine schriftliche Einladung als PDF.
Eine Rückmeldefrist mit Kontaktdaten der einladenden Stelle, etwa um Teilnahmezahlen rechtzeitig melden zu können.
Auswahl von Orten oder Räumen, auch mehreren gleichzeitig.
Buchung von Fahrzeugen mit anschließendem Genehmigungsablauf.
Drei Sichtbarkeitsstufen: Entwurf, nicht öffentlich und öffentlich.

Veranstaltungsreihen

Veranstaltungsreihen sind Termine mit mehreren möglichen Datumsoptionen. Sie unterstützen zwei Anwendungsfälle:

Verfügbarkeitsabfrage. Es werden mehrere Termine angeboten. Die eingeladenen Personen geben pro Datum an, ob sie verfügbar sind. Auf Basis der Rückmeldungen wird ein endgültiger Termin festgelegt. Alle Beteiligten werden über die Auswahl informiert. Die übrigen Optionen werden automatisch abgesagt.

Platzbuchung. Eingeladene Personen wählen einen verfügbaren Termin aus mehreren Optionen mit begrenzter Teilnehmerzahl. Diese Funktion ist beispielsweise geeignet, um eine größere Personenzahl auf mehrere Erste-Hilfe-Ausbildungstermine zu verteilen.

In beiden Fällen werden Buchungen und Rückmeldungen in Echtzeit aktualisiert.

Einladungen und Rückmeldungen

Eingeladene Personen erhalten ihre Einladung über die ausgewählten Benachrichtigungswege. Sie können in einem Rückmeldedialog zusagen oder absagen, gegebenenfalls mit Auswahl eines Termins. Verteilung und Stand der Rückmeldungen sind sowohl im Rückmeldedialog als auch in der Detailansicht des Termins live einsehbar.

Werden Teilnehmende nachträglich hinzugefügt, kann der Versand der Einladungen erneut ausgelöst werden. Verantwortliche werden im Vorfeld der Rückmeldefrist an offene Fristen erinnert.

Auswahl der Teilnehmenden

Bei der Auswahl der Teilnehmenden stehen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung:

Personen – einzelne Mitglieder, optional gekennzeichnet als leitend oder begleitend.
Einheiten – alle Mitglieder der ausgewählten Einheiten.
Listen – die in HERA gepflegten Listen, beispielsweise eine Liste zugesagter Probedienstteilnehmender.
Alle Helferinnen und Helfer – sämtliche Mitglieder des Ortsverbands.

Bei einer Auswahl über Einheiten oder Listen aktualisiert sich die Teilnehmendenliste automatisch, wenn sich deren Inhalt ändert.

Fahrzeuge im Kalendereintrag

Für Dienste und Termine können Fahrzeuge gebucht werden. HERA bietet dabei mehrere Hilfsfunktionen:

Fahrzeuge sind nach zuständigen Einheiten gruppiert.
Es wird gewarnt, wenn die verfügbaren Sitzplätze für die geplante Personenzahl nicht ausreichen.
Terminkonflikte werden angezeigt, wenn ein Fahrzeug zu ähnlichen Zeiten anderweitig gebucht ist.
Der aktuelle Status der Genehmigung ist im Kalendereintrag sichtbar.

Die Genehmigung selbst wird im Kapitel Fahrzeuge beschrieben.

Orte und Räume

Orte und Räume können bei der Erstellung eines Termins oder Dienstes ausgewählt werden. Es können beliebig viele Orte gewählt werden, beispielsweise ein Übungsgelände gemeinsam mit einer Liegenschaft.

Für Orte mit Anmeldepflicht steuert HERA zusätzlich die formale Nutzungsanmeldung. Eine ausführliche Beschreibung befindet sich im Kapitel Verwaltung und Administration.

Abwesenheiten

Mitglieder können geplante Abwesenheiten eintragen, beispielsweise Urlaub. HERA verhält sich daraufhin folgendermaßen:

Die Person wird automatisch von Diensten im angegebenen Zeitraum abgemeldet.
Einladungen für den Abwesenheitszeitraum werden automatisch abgelehnt.
Andere Personen sehen lediglich, dass eine Abwesenheit vorliegt, jedoch keine Details.

Die Verwaltung kann bei Bedarf darüber informiert werden, dass für einen relevanten Zeitraum eine Abwesenheit eingetragen wurde.

Dienstzeiten erfassen

Nach einem Dienst können Teilnehmende die tatsächlich geleisteten Zeiten erfassen.

Die Funktion ist nur für Personen mit Mitgliederakte und nur für eigene Dienste verfügbar. Beim Erfassen werden Start- und Endzeit sowie die tatsächlich anwesenden Mitglieder angegeben. Die Buchung wird an die Verwaltung übermittelt, die sie prüft und in THWin überträgt. Damit kann die Verwaltung Dienstzeiten strukturierter und schneller nachpflegen.

iCal-Anbindung

Termine und Dienste können in externe Kalender eingebunden werden. Über das Kalender-Menü lassen sich persönliche iCal-Links erzeugen, die anschließend in gängigen Kalenderanwendungen abonniert werden können. Bei Bedarf kann der Link rotiert werden, um einen bestehenden Link ungültig zu machen.

Übersicht zur Fahrzeug- und Raumnutzung

Zur Unterstützung der Planung stellt HERA zwei zusätzliche Übersichten bereit:

Fahrzeugnutzung – zeigt, welche Fahrzeuge in einem Zeitraum verplant sind.
Raumnutzung – zeigt, welche Orte oder Räume in einem Zeitraum genutzt werden. Bei als exklusiv gekennzeichneten Räumen werden Konflikte zusätzlich hervorgehoben.

Beide Übersichten dienen der besseren Konfliktprüfung und der Planung paralleler Vorgänge.