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Fahrzeuge

Das Modul Fahrzeuge unterstützt den Ortsverband bei der Pflege, Planung und Nutzung von Fahrzeugen und größeren Geräten. Es richtet sich an Schirrmeisterinnen und Schirrmeister, an die Verwaltung sowie an Führungskräfte, die Fahrzeuge im Dienstbetrieb einsetzen.

Fahrzeugbestand

In HERA wird der gesamte Fahrzeugbestand des Ortsverbands geführt. Eine Verknüpfung mit STEIN ist möglich. Status- und Stammdaten können dann mit STEIN abgeglichen werden. Fahrzeuge lassen sich entweder direkt aus STEIN übernehmen oder manuell anlegen, etwa für Geräte, die nicht in STEIN geführt werden.

Für jedes Fahrzeug werden zentrale Stammdaten gepflegt. Dazu zählen unter anderem:

  • Bezeichnung und ausführlicher Typ
  • Kennzeichen, auch für Fahrzeuge ohne THW-Kennzeichen
  • Funkrufname und ISSI
  • Erforderliche Führerscheinklasse
  • Fahrzeugtyp, beispielsweise Solofahrzeug, Zugfahrzeug, Anhänger oder Gerät
  • Status, analog zu den STEIN-Statuswerten
  • Zuordnung zu einer Einheit
  • Anzahl der Sitzplätze, soweit zutreffend
  • Nutzlast, beispielsweise für LKWs mit Ladebordwand
  • Kurze und ausführliche Beschreibung
  • Fahrzeugbild oder taktisches Zeichen

Daten, die im Datenmodell der STEIN-Anbindung vorgesehen sind, werden bei aktiver Synchronisation übertragen.

Datenaustausch

Fahrzeugdaten können zwischen HERA-Instanzen exportiert und importiert werden. Damit lassen sich beispielsweise Konfigurationen zwischen Test- und Produktivumgebung übertragen. Ein Import aus THWin steht nicht zur Verfügung.

Prüffristen und Wartungstermine

Pro Fahrzeug können beliebig viele Prüffristen erfasst werden, beispielsweise Hauptuntersuchung, Sicherheitsprüfung, Inspektion oder weitere fachspezifische Prüfungen. Die Anzahl ist nicht begrenzt; auch fahrzeugspezifische Termine lassen sich abbilden.

Eine zentrale Übersicht zeigt alle Fälligkeiten. Sie kann nach Fälligkeit, Fahrzeug oder Art der Prüfung gruppiert werden. Personen mit der Rolle Schirrmeisterin oder Schirrmeister erhalten regelmäßig eine zusammenfassende E-Mail mit den anstehenden und überfälligen Terminen sowie den Fahrzeugen im Status „in der Werkstatt“.

Nach erfolgter Prüfung kann die Fälligkeit unmittelbar im jeweiligen Eintrag verlängert werden. Damit bleibt die Datenpflege niedrigschwellig.

Status und Auswirkungen

Wird der Status eines Fahrzeugs geändert, informiert HERA die relevanten Personenkreise:

  • Verantwortliche für Termine in den nächsten 14 Tagen, in denen das Fahrzeug verplant ist.
  • Leitende der Einheit oder Teileinheit, der das Fahrzeug zugeordnet ist.
  • Wöchentlich erhalten Terminverantwortliche zusätzlich eine zusammenfassende Information über Termine, in denen Fahrzeuge eingeplant sind, die nicht einsatzbereit sind.

Damit ist sichergestellt, dass Statusänderungen unmittelbar in der Planung berücksichtigt werden können.

Fahrzeugbuchung in Diensten und Terminen

Fahrzeuge können bei der Erstellung eines Kalendereintrags ausgewählt werden. HERA unterstützt diese Auswahl mit mehreren Hinweisen:

  • Gruppierung nach zuständiger Einheit für eine bessere Übersicht.
  • Warnung, wenn die verfügbaren Sitzplätze nicht für die geplante Personenzahl ausreichen.
  • Hinweis auf Terminkonflikte, wenn ein Fahrzeug zu vergleichbaren Zeiten anderweitig gebucht ist.
  • Anzeige des aktuellen Genehmigungsstands im Kalendereintrag.

Damit lassen sich Fehlplanungen erkennen, bevor sie wirksam werden.

Genehmigungsablauf

Fahrzeuge, die nicht der eigenen Einheit zugeordnet sind, erfordern eine Genehmigung. HERA stellt für diesen Vorgang einen strukturierten Ablauf bereit:

  1. Bei der Erstellung eines Termins oder Dienstes wird ein Fahrzeug angefragt.
  2. Die Anfrage erscheint in der zentralen Übersicht „Fahrzeug-Genehmigungen“.
  3. Eine berechtigte Person genehmigt oder lehnt die Anfrage ab. Bei der Ablehnung kann ein Kommentar hinterlegt werden.
  4. Antragstellende Person und weitere Beteiligte werden über das Ergebnis informiert.

Berechtigt sind je nach Konstellation:

  • Verwaltung, Administration und Ortsbeauftragte für sämtliche Genehmigungen.
  • Personen mit der Rolle Leitend für Genehmigungen ihrer zugewiesenen Einheiten.

Bei der Genehmigung können Konflikte gezielt angezeigt werden, beispielsweise wenn dasselbe Fahrzeug bereits an einem anderen Termin gebucht ist. Wird ein Kalendereintrag nachträglich verschoben und liegt außerhalb des zuvor genehmigten Zeitraums, wird die Genehmigung erneut eingeholt.

Wichtig ist die fachliche Einordnung: Die Genehmigung in HERA ist kein Fahrauftrag. HERA verwaltet ausschließlich die Verfügbarkeit und Zuordnung des Fahrzeugs zu einem Vorgang.

Übersichten zur Fahrzeugnutzung

Eine separate Übersicht zur Fahrzeugnutzung zeigt, welche Fahrzeuge in einem ausgewählten Zeitraum verplant sind. Sie unterstützt insbesondere die Planung paralleler Vorgänge und das gezielte Auflösen von Konflikten.

Für kurzfristige Buchungen ohne vorherige Planung steht ein eigener Vorgang zur Verfügung, der den unkomplizierten Anwendungsfall einer spontanen Nutzung abdeckt.

Zusammenspiel mit anderen Modulen

Das Fahrzeugmodul ist eng mit anderen Bereichen verknüpft:

  • Mit dem Kalender, da Fahrzeuge bei Diensten und Terminen gebucht werden.
  • Mit den Einheiten, da Fahrzeuge einer Einheit zugeordnet sind.
  • Mit den Schadenmeldungen, da Schäden an einem Fahrzeug direkt aus dem Inventar gemeldet werden können.
  • Mit dem STEIN-System, da Status und Stammdaten synchron gehalten werden können.

Damit entsteht ein durchgängiger Ablauf von der Fahrzeugpflege bis zur konkreten Einsatzplanung.