Inventar und Schadenmeldungen

Das Modul Inventar bündelt die im Ortsverband geführten Ausstattungsgegenstände. Es bildet die Grundlage für Schadenmeldungen und für die Verknüpfung von Ausstattung mit weiteren Vorgängen, beispielsweise mit Aufgaben oder Dienstplänen.

Inventarliste

In der Inventarliste sind die Ausstattungsgegenstände des Ortsverbands erfasst. Pro Eintrag können relevante Stammdaten gepflegt werden, beispielsweise Bezeichnung, Inventarnummer und Zuordnung zu einer Einheit.

Die Inventarliste dient mehreren Zwecken:

• Sie liefert eine konsolidierte Sicht auf den Bestand.
• Sie bildet den Bezugspunkt für Schadenmeldungen.
• Sie kann mit Aufgaben oder Listen verknüpft werden, etwa für wiederkehrende Wartungen.

Schadenmeldungen

Mitglieder können Schäden und Verluste an Ausstattung in HERA erfassen. Die Bearbeitung der eingehenden Meldungen obliegt den Bearbeitenden, dazu zählen je nach Konstellation Personen mit den Rollen Schirrmeisterin, Schirrmeister, Ortsbeauftragte, Verwaltung oder Administration.

Damit deckt das Modul den Bedarf von der Erfassung im Alltag bis zur formalen Bearbeitung im Ortsverband ab.

Sichtbarkeit

Die Sichtbarkeit von Schadenmeldungen ist klar geregelt:

• Mitglieder sehen ausschließlich ihre eigenen Meldungen, einschließlich Entwürfen.
• Bearbeitende sehen sämtliche Meldungen des Ortsverbands. In der Übersicht stehen Filter nach Status zur Verfügung.

Damit können Mitglieder sicher melden, ohne dass eine Meldung unmittelbar für die gesamte Organisation einsehbar ist. Bearbeitende behalten dennoch die Gesamtsicht.

Erfassung einer Meldung

Eine Schadenmeldung wird in mehreren Schritten erfasst:

1. Art der Meldung und Ausstattung – ausgewählt wird zwischen Schaden und Verlust. Der Gegenstand wird über die Suche aus der Inventarliste übernommen oder freitextlich angegeben, sofern noch keine Verknüpfung zur Inventarliste besteht.
2. Angaben zum Schaden – Zeitpunkt, Ort, Schilderung des Hergangs sowie optional Fotos.
3. Überprüfen und einreichen – Vorschau und Absenden.

Bis zur Einreichung bleibt eine Meldung im Status „Entwurf“. In diesem Status kann die meldende Person sie weiter bearbeiten.

Aus der Inventarliste heraus kann eine Meldung direkt erstellt werden. Der zugehörige Gegenstand ist in diesem Fall bereits ausgewählt. Damit wird die Erfassung niedrigschwellig.

Bearbeitung durch Bearbeitende

Nach dem Einreichen erhalten die zuständigen Personen eine Benachrichtigung mit Verweis auf die Meldung. In der Detailansicht stehen mehrere Optionen zur Verfügung:

• Bestätigen oder Ablehnen einer eingereichten Meldung, jeweils mit optionalem Kommentar.
• Statusfortschreibung, sofern die Meldung sich nicht mehr im Status Entwurf, abgelehnt oder erledigt befindet.
• Zuordnung zu einer betroffenen Einheit.
• Nachträgliche Verknüpfung mit einem Inventareintrag, wenn diese zunächst nicht möglich war.
• Redaktionelle Bearbeitung der Schilderung und der Empfehlung, sobald die Meldung nicht mehr Entwurf oder eingereicht ist.

Eine PDF-Erzeugung ermöglicht den Ausdruck einer Meldung, beispielsweise zur Weiterleitung an eine andere Stelle.

Statusverlauf

Der Bearbeitungsstand einer Schadenmeldung wird über einen klaren Statusverlauf abgebildet:

Status	Bedeutung
Entwurf	Noch nicht eingereicht.
Eingereicht	Wartet auf Bearbeitung.
Bestätigt	Von Bearbeitenden bestätigt.
Abgelehnt	Bewusst abgelehnt.
Beschädigt	Als beschädigt geführt.
Ausgesondert	Aus dem Bestand entfernt.
Reparatur veranlasst	Reparatur eingeleitet.
Ersatzbeschaffung veranlasst	Ersatz eingeleitet.
Erledigt	Vorgang abgeschlossen.

Statusverläufe sind für Bearbeitende einsehbar. Damit ist nachvollziehbar, welche Stationen eine Meldung durchlaufen hat.

Abgrenzung

HERA dokumentiert Erfassung, Nachverfolgung und interne Bearbeitung einer Schadenmeldung im Ortsverband. Externe Schritte, beispielsweise eine Weiterleitung an eine Regionalstelle außerhalb von HERA, sind nicht Bestandteil dieser Oberfläche. Sie können jedoch an die Bearbeitung in HERA anschließen.