Bekleidung
Das Modul Bekleidung unterstützt Mitglieder bei der Anforderung von Dienstbekleidung und ergänzt die Kleiderkammer um eine strukturierte Bearbeitung von Bestellungen, Lieferungen und Ausgaben.
Anforderung durch Mitglieder
Mitglieder können Bekleidungsanforderungen direkt in HERA erfassen.
Im Bereich „Bekleidung“ werden die verfügbaren Bekleidungssätze angezeigt. Ein Satz fasst mehrere Bekleidungsteile zusammen, beispielsweise eine Grundausstattung oder eine fachgruppenspezifische Zusammenstellung. Bei der Erfassung gibt das Mitglied einen Anlass für die Anforderung an und wählt pro Teil die gewünschte Größe.
Für jedes ausgewählte Teil entsteht eine eigene Anforderung. Bereits angeforderte Teile sind als solche gekennzeichnet und können nicht erneut gewählt werden. Damit werden Doppelbestellungen vermieden.
Sichtbarkeit der Sätze
Die verfügbaren Sätze werden zentral oder lokal gepflegt. Zusätzlich kann der Ortsverband Sätze auf bestimmte Einheiten oder Gruppen einschränken. Mitglieder sehen ausschließlich die Sätze, die für ihren Ortsverband und ihre Einheit oder Gruppe relevant sind.
Damit lassen sich beispielsweise Spezialbekleidungen einer Fachgruppe oder Jugendausstattungen zielgenau anbieten, ohne Mitglieder mit nicht passenden Optionen zu konfrontieren.
Eigene Anforderungen verfolgen
Im Bereich „Meine Anforderungen“ sehen Mitglieder ihre eigenen Positionen, jeweils mit:
- Satz und Teil
- Grund der Anforderung
- gewählte Größe
- aktuellem Status
Solange eine Position den Status „Angefordert“ hat, kann das Mitglied die Größe ändern oder die Anforderung stornieren. In den späteren Bearbeitungsstufen ist eine Änderung durch das Mitglied bewusst nicht mehr vorgesehen.
Statusverlauf einer Anforderung
Eine Anforderung durchläuft definierte Status. Sie machen den Bearbeitungsstand für Mitglied und Kleiderkammer transparent:
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Angefordert | Das Mitglied hat die Position eingereicht. |
| Bestellt | Die Kleiderkammer hat die Position zur Bestellung markiert. |
| Geliefert | Die Position ist eingetroffen und kann ausgegeben werden. |
| Ausgegeben | Die Ausgabe an das Mitglied wurde dokumentiert. |
| Storniert | Die Anforderung wurde abgebrochen. |
Bei eingetroffener Bekleidung kann die Kleiderkammer eine Benachrichtigung an das betroffene Mitglied auslösen.
Bearbeitung in der Kleiderkammer
Die Kleiderkammer ist im Menü unter „Ausstattung“ sichtbar, sofern das Konto die Rolle Schirrmeisterin, Schirrmeister oder Verwaltung hat.
Die Bearbeitung erfolgt nach Personen gruppiert. Es gibt Übersichten für offene, bestellte und gelieferte Anforderungen. Über eine Suche können Personen gezielt aufgerufen werden. Vollständig ausgegebene Anforderungen sind über die Suche ebenfalls auffindbar.
Innerhalb einer Person können Positionen einzeln oder gemeinsam weitergeschaltet werden:
- Angefordert → Bestellt
- Bestellt → Geliefert
- Geliefert → Ausgegeben
Eine Statushistorie dokumentiert Zeitpunkt und auslösende Person.
Pflege des Katalogs
Der Bekleidungskatalog enthält zentrale Sätze und Teile sowie OV-eigene Ergänzungen. Zentrale Einträge sind als „Zentral“ gekennzeichnet und können im Ortsverband nicht verändert werden. OV-eigene Einträge sind als „OV“ gekennzeichnet und können lokal gepflegt werden.
In der Katalogverwaltung können Schirrmeisterinnen, Schirrmeister oder die Verwaltung:
- vorhandene Sätze ansehen und auswählen
- OV-eigene Sätze hinzufügen, bearbeiten, aktivieren oder deaktivieren
- OV-eigene Teile zu einem Satz hinzufügen
- Größen zu OV-eigenen Teilen pflegen
- Sortierungen für eigene Zuordnungen und Größen festlegen
Bei mehreren Größen ist eine gesammelte Eingabe möglich, beispielsweise „XS, S, M, L, XL“. Damit lässt sich die Pflege einer neuen Größenreihe in einem Schritt erledigen.
Zugriffsbeschränkung von Sätzen
Im Detail eines Satzes lässt sich der Zugriff beschränken. Ohne Auswahl ist ein Satz für alle Mitglieder des Ortsverbands bestellbar. Werden Einheiten oder Gruppen gewählt, ist der Satz nur für deren Mitglieder sichtbar und bestellbar.
Die Einschränkung kann auch für zentrale Sätze gesetzt werden. Der zentrale Katalog bleibt dabei unverändert; der Ortsverband steuert lediglich, welche Mitglieder den Satz bestellen dürfen.
Empfohlener Ablauf
Aus den Funktionen ergibt sich ein nachvollziehbarer Ablauf für die Praxis:
- Katalog prüfen und bei Bedarf um OV-eigene Sätze, Teile und Größen ergänzen.
- Für Sätze mit eingeschränktem Nutzerkreis die passenden Einheiten oder Gruppen festlegen.
- Eingehende Anforderungen regelmäßig in der Kleiderkammer bearbeiten.
- Bestellungen, Lieferung und Ausgabe schrittweise dokumentieren.
- Bei Lieferung das Mitglied benachrichtigen.