Zugang und Nutzung

Dieses Kapitel beschreibt, wie HERA bereitgestellt wird und wie Angehörige eines Ortsverbands Zugang erhalten. Es bildet die Grundlage für alle weiteren Module.

Bereitstellung als Webanwendung

HERA wird als Webanwendung über einen Webbrowser bereitgestellt. Eine Installation auf einem dienstlichen Endgerät ist nicht erforderlich. Übliche Browser auf Smartphone, Tablet und Computer können HERA nutzen, sofern eine Internetverbindung besteht.

Daraus ergeben sich für den Ortsverband mehrere praktische Vorteile:

• Mitarbeitende sind nicht auf einen bestimmten Arbeitsplatz angewiesen.
• HERA ist auch außerhalb der Unterkunft erreichbar, beispielsweise von zu Hause oder unterwegs.
• Es entstehen keine zusätzlichen Anforderungen an die IT-Ausstattung der einzelnen Person.

Anmeldung am Benutzerkonto

Jede Person erhält ein persönliches Benutzerkonto. Für die Anmeldung stehen mehrere Verfahren zur Verfügung:

• E-Mail und Passwort – klassisches Anmeldeverfahren.
• Magic-Link – einmaliger Anmeldelink, der per E-Mail an die hinterlegte Adresse zugestellt wird.
• Zwei-Faktor-Authentifizierung mit Einmal-Passwort (2FA / TOTP) – ergänzender Schritt nach der Anmeldung mit Passwort, basierend auf einer Authenticator-App auf dem persönlichen Endgerät.

Wenn eine Person zum ersten Mal angemeldet wird, durchläuft sie einen kurzen Einrichtungsvorgang. Dazu gehören das Setzen eines Passworts, gegebenenfalls die Bestätigung der E-Mail-Adresse und die Entscheidung über die Einwilligung in die Datenverarbeitung.

Zwei-Faktor-Authentifizierung

Die Zwei-Faktor-Authentifizierung kann auf Wunsch der Person eingerichtet werden. Sie ist verpflichtend für Personen mit erhöhten Rechten oder wenn der Ortsverband das Verfahren generell verlangt.

Die Einrichtung erfolgt im persönlichen Bereich:

1. Eine Authenticator-App auf dem Smartphone öffnen, beispielsweise Google Authenticator, Authy oder 1Password.
2. Den angezeigten QR-Code scannen oder den Sicherheits-Schlüssel manuell eintragen.
3. Den im Authenticator angezeigten sechsstelligen Code zur Bestätigung eingeben.

Nach der Einrichtung wird bei jeder Anmeldung zusätzlich zum Passwort ein aktueller Code aus der App abgefragt. Die Anwendung führt zur Einrichtung weiter, sobald sie verlangt wird.

Einwilligung in die Datenverarbeitung

Bevor eine Person HERA produktiv nutzen kann, muss sie der Verarbeitung ihrer Daten ausdrücklich zustimmen. Dazu wird beim ersten Aufruf eine Einwilligungs-Seite angezeigt.

Die Person entscheidet:

• Generelle Einwilligung in die Nutzung von HERA.
• Optional: Einwilligung pro Datenkategorie, etwa Ausbildungsstand, Belehrungen, Kontaktdaten aus der Helferakte oder Gesundheitsdaten.

Wird die generelle Einwilligung nicht erteilt, wird das Benutzerkonto entfernt und die zugehörigen personenbezogenen Daten werden anonymisiert. Bestehende Einwilligungen pro Kategorie können später jederzeit widerrufen werden.

Eine ausführliche Beschreibung befindet sich im Kapitel Einwilligung und Datenschutz.

Rollen und Zugangsumfang

HERA arbeitet rollenbasiert. Welche Funktionen eine Person nutzen kann, ergibt sich aus den Rollen, die ihr zugewiesen sind. Dazu zählen beispielsweise Verwaltung, Ausbildungsbeauftragte, Schirrmeister, Helferwerbung oder Leitende einer Einheit.

Personen ohne besondere Rolle nutzen die allgemeinen Grundfunktionen. Dazu zählen das eigene Profil, der Kalender, Mitteilungen, Aufgaben, Rückmeldungen sowie der eigene Ausbildungsstand. Damit ist sichergestellt, dass alle Angehörigen eines Ortsverbands den Kern der Anwendung nutzen können, unabhängig von zusätzlichen Aufgaben.

Eine ausführliche Beschreibung der Rollen befindet sich im Kapitel Verwaltung und Administration.

Benachrichtigungen

HERA informiert seine Nutzerinnen und Nutzer über relevante Vorgänge. Benachrichtigungen können auf drei Wegen zugestellt werden:

• Innerhalb der Anwendung als Eintrag in der persönlichen Benachrichtigungsliste.
• Per E-Mail an die hinterlegte Adresse.
• Als Push-Benachrichtigung auf das jeweilige Endgerät, sofern das Gerät dafür registriert wurde.

Die Zustellungsart kann pro Kategorie individuell festgelegt werden. Beispielsweise lässt sich konfigurieren, ob Termin-Erinnerungen ausschließlich per Push, ausschließlich per E-Mail oder auf beiden Wegen zugestellt werden. Bestimmte Kategorien können auch vollständig deaktiviert werden, sofern dies fachlich vertretbar ist.

Die Anwendung unterscheidet zahlreiche Kategorien, darunter unter anderem:

• HERA-Nachrichten der Anwendung
• Mitteilungen für OV-Mitglieder
• Kalendereinladungen, Termin-Erinnerungen (1 Tag und 2 Stunden vorher)
• Diensterinnerungen, Dienstzusammenfassungen für Verantwortliche, späte Dienst-Abmeldungen
• Fahrzeuggenehmigungen, Fahrzeug-Verfügbarkeit
• Aufgaben-Erinnerungen, Zuweisungen, neue Aufgabe in einer verantworteten Sammlung
• Hinweise zur Helferakte und zur Erfassung in THWin
• Verwaltung (Helferdaten-Digest, Dienstzeit-Buchungen)
• OV-Administration (Systemhinweise wie Rollen-Prüfung oder STEIN-Fehler)
• Helferwerbung sowie Hinweise zur Bewerbererfassung in THWin
• Gefahrstoffkataster
• Schirrmeisterhinweise zur Fahrzeug-Wartung
• Verbandbuch und Erste-Hilfe-Dokumentation
• Bescheinigungen für Verwaltung und Mitglieder
• Schadenmeldungen, Bekleidung
• Nutzungsanmeldungen
• Wöchentlicher Handlungsbedarf, täglich überfällige Aufgaben, ausstehende Einladungen

Welche Kategorien einer Person tatsächlich angeboten werden, hängt von ihrer Rolle ab. Eine Person mit der Rolle Schirrmeisterin oder Schirrmeister sieht beispielsweise zusätzlich die Kategorie zur Fahrzeug-Wartung.

Push-Benachrichtigungen

Push-Benachrichtigungen ermöglichen eine zeitnahe Information auf das Endgerät, ohne dass die Anwendung geöffnet sein muss. Ein Endgerät wird einmalig für Push registriert; danach erhält es Hinweise zu den ausgewählten Kategorien.

Auf Apple-Geräten ist zusätzlich die Aufnahme von HERA in den Startbildschirm erforderlich, damit der Browser Push-Benachrichtigungen ausliefern darf. Auf Android-Geräten und auf Computern reicht die Aktivierung im Browser.

Eingegangene Benachrichtigungen können einzeln oder in einem Schritt als gelesen markiert werden. Bereits gelesene Einträge können entfernt werden.

Direkte Aktionen aus Benachrichtigungen

Bei bestimmten Benachrichtigungen sind unmittelbare Aktionen möglich. So können Verantwortliche Fahrzeuggenehmigungen direkt aus der Benachrichtigung heraus genehmigen oder ablehnen, ohne dass die zugehörige Detailseite geöffnet werden muss. Damit verkürzen sich Reaktionszeiten in der täglichen Abstimmung.

Verfügbarkeit und Geräte

HERA ist auf folgenden Gerätegruppen nutzbar:

• Smartphones mit aktuellen Browsern
• Tablets
• Notebooks und Desktop-Computer

Die Anwendung passt sich an die verfügbare Bildschirmgröße an. Sehr kompakte Eingaben, etwa die Planung eines komplexen Dienstes, sind auf größeren Bildschirmen komfortabler. Rückmeldungen, das Lesen von Mitteilungen oder das Bearbeiten einer Aufgabe lassen sich gut auf dem Smartphone erledigen.